Pagos, entrega digital y reembolsos

El servicio opera desde Costa Rica bajo el nombre comercial HBSystemas. La identidad legal, identificación fiscal, domicilio y contacto del prestador deben estar disponibles antes de confirmar la contratación y constar en el documento de compra. Los cobros descritos aquí corresponden a nuestro software y consumo de IA; los servicios profesionales que una clínica preste a sus pacientes tienen su propia contratación.

• Licencia individual: acceso para un profesional durante 12, 24 o 36 meses, según el plan elegido. Los precios de referencia por mes no son cuotas.
• Planes de clínica: cantidad de profesionales, plazo, configuración y servicios incluidos según la cotización aceptada.
• Créditos de IA: la cantidad y el precio del paquete se muestran antes de autorizar la recarga. No amplían la duración de la licencia.

El resumen de compra identifica el producto, plazo o cantidad, moneda, descuentos e importe total. Los impuestos y cargos aplicables deben informarse antes de tu aceptación; no se añaden cargos de la plataforma después de confirmar el total. Una compra desde otro país puede implicar conversión de moneda o cargos de tu banco, conforme a tu contrato con él. La nacionalidad de una tarjeta no determina por sí sola el tratamiento fiscal del servicio.

La transacción debe realizarla el titular del medio de pago. Revisa el resumen y utiliza únicamente los medios que aparecen habilitados en el proceso de compra. El banco puede solicitar autenticación adicional. Guardar una tarjeta no autoriza nuevos cargos ni convierte una compra única en recurrente.

Cuando Tilopay se ofrezca como opción habilitada, los datos de tarjeta se ingresarán en su página de pago y la plataforma recibirá referencias y resultados de la transacción. En los otros medios, el formulario indicará el procesador correspondiente. No envíes números completos de tarjeta, códigos CVV, contraseñas ni códigos bancarios por correo, chat o soporte. La seguridad de un procesador no equivale a una certificación de toda nuestra plataforma.

La entrega consiste en habilitar el acceso o acreditar el saldo en la cuenta del producto contratado. Se realiza después de confirmar el pago aprobado; no hay envío físico ni cargo de transporte. Si la orden incluye una puesta en marcha asistida, su alcance y fecha deben acordarse antes del pago.

Un intento pendiente, una autorización bancaria o el regreso desde una pasarela no acreditan por sí solos que el pago se haya completado. Si ves un cargo sin acceso o saldo, solicita revisión con la referencia de la operación antes de repetir la compra. Conserva la confirmación y el comprobante que recibas. Un recibo del procesador no sustituye el comprobante fiscal que corresponda emitir al prestador.

Una licencia nueva inicia al confirmarse y aplicarse el pago. Si renuevas una licencia vigente, el nuevo plazo se suma al vencimiento existente. Para usar el servicio necesitas una cuenta del producto correcto, acceso a Internet y un navegador compatible; los permisos de micrófono o cámara solo son necesarios para las funciones que los utilizan.

El comprobante administrativo del pago y la factura fiscal son documentos distintos. Para la factura solicitamos el nombre o razón social y los datos fiscales del receptor, que puede ser distinto del titular del pago. Revísalos antes de confirmar: quedan vinculados a esa compra y un cambio posterior puede requerir el procedimiento fiscal de corrección aplicable.

La factura electrónica se tramita mediante AVD/D-FAC. Después de la aceptación de Hacienda, enviamos al correo verificado de la cuenta el PDF, el XML de la factura y el acuse de aceptación como archivos individuales. La aceptación fiscal y la entrega del correo pueden completarse después de la acreditación del pago. Si faltan documentos o la factura presenta un rechazo, puedes solicitar seguimiento con la referencia de compra; no debes volver a pagar para obtenerlos. El pago no sustituye nuestras obligaciones de facturación.

Las compras desde otro país requieren los datos y la modalidad fiscal que correspondan a la operación. El país de la tarjeta, la dirección o una identificación extranjera no otorgan por sí solos una exención. Si la modalidad no está habilitada para esa compra, se informa antes de autorizar el cobro.

Cada licencia individual vigente de 12, 24 o 36 meses incluye 100 créditos de IA por ciclo mensual. El cupo se renueva en su aniversario mensual y el saldo mensual no utilizado no se acumula. Renovar anticipadamente la licencia no reinicia el consumo del ciclo en curso.

Los créditos comprados se mantienen separados, se acumulan y no tienen vencimiento automático. Se consume primero el cupo mensual disponible y después las recargas. Los créditos permiten usar funciones dentro del servicio y no equivalen a los tokens técnicos del proveedor de IA. Su consumo depende de la función; no todas cuestan lo mismo. El acceso a esas funciones sigue sujeto a la licencia y permisos que correspondan.

No se ofrece intercambio, transferencia entre cuentas ni retiro de créditos como dinero. Esto no restringe un reembolso legalmente procedente. Si una función falla o detectas un débito incorrecto, pide revisión para corregir el saldo. Las salidas de IA requieren la revisión humana descrita en el Aviso de IA.

Comprar créditos autoriza su consumo en las funciones utilizadas, no la adopción automática de una recomendación ni el envío de datos de pacientes sin la base jurídica correspondiente. Una respuesta redactada con seguridad puede contener errores; el consumo de créditos no certifica su exactitud ni garantiza un resultado profesional.

Las licencias prepagadas vencen al terminar el período contratado. Para extenderlas debes autorizar una nueva compra. Dejar de utilizar una licencia no equivale a solicitar un reembolso ni elimina los datos de la cuenta.

Si tienes una suscripción recurrente previamente contratada, puedes cancelar los cobros futuros desde su opción de cancelación o escribir al contacto indicado abajo. La solicitud se aplica al siguiente cobro que aún no se haya efectuado y conserva el período pagado, salvo que solicites una terminación con reembolso procedente. La cancelación no requiere contratar otro servicio. Cualquier modalidad recurrente nueva debe informar y obtener tu aceptación del importe, frecuencia, fecha de inicio y forma de cancelación.

Cuando corresponda el derecho de retracto de Costa Rica, puedes comunicarlo por escrito dentro de los ocho días hábiles siguientes al perfeccionamiento de la venta. En servicios prestados por períodos, alcanza la parte no realizada antes del aviso, con el ajuste proporcional de la parte efectivamente recibida. La activación de la cuenta no se interpreta como renuncia general a este derecho.

El reintegro procedente por ese retracto se realiza por el mismo medio de pago, dentro del máximo legal de ocho días naturales contado desde el día siguiente al aviso. Puedes usar el canal electrónico de soporte indicado abajo y conservar constancia del envío. Si otra norma imperativa aplicable te otorga una protección mayor, se respetará.

Puedes reclamar por cobros duplicados o no autorizados, importes incorrectos, créditos no acreditados, falta de entrega o un servicio que no corresponda a lo contratado. Revisaremos el pago y la prestación para corregir el error, restituir el saldo o tramitar la devolución que corresponda. Las garantías legales del servicio permanecen vigentes.

El mero desuso de un período correctamente prestado o de una función de IA ejecutada no genera un reembolso comercial automático. Esa regla no excluye retracto, incumplimiento, defectos, errores ni otros derechos legales. No se aplica una cláusula general de “sin reembolsos” por tratarse de servicios digitales.

Si se devuelve una compra, se ajustará únicamente el acceso o saldo relacionado con el importe reintegrado. No se sustituirá una devolución de dinero por créditos sin tu acuerdo. Se informará el importe y la referencia de devolución; los tiempos operativos del banco no amplían nuestras obligaciones legales. Un límite técnico del procesador tampoco elimina un derecho de reembolso.

Envía tu consulta, cancelación, retracto o reclamo a soporte@hbsystemas.com. Indica el correo de la cuenta, producto, referencia de compra si la tienes, fecha, importe y la solución que solicitas. Si no tienes la referencia, podemos localizar la operación con los demás datos. No adjuntes expedientes clínicos ni datos completos de tarjeta.

Confirmaremos la recepción y comunicaremos el resultado por un medio que permita conservar constancia. Puede pedirse una verificación proporcional de identidad para proteger la cuenta; no limita los plazos legales. Puedes acudir directamente a tu banco o a la autoridad competente. Un reclamo de buena fe no implica una renuncia de derechos ni una penalidad.

Tratamos los datos de identidad, contacto, facturación, referencia, importe, moneda, resultado y evidencia de aceptación necesarios para prestar el servicio, conciliar pagos, prevenir fraude y atender reclamos. El procesador y los bancos pueden recibir la evidencia mínima necesaria sobre la operación y la entrega del software; no necesitan historias clínicas ni contenido de pacientes para justificar esta compra.

Las finalidades, proveedores, conservación y derechos se detallan en la Política de Privacidad. La aceptación del pago no autoriza publicidad ni otros usos ajenos a su ejecución.

Se conserva la versión aceptada al comprar. Las modificaciones futuras no cambian retroactivamente el precio, plazo o derechos de una compra concluida. Esta política no excluye obligaciones del prestador ni limita derechos imperativos de consumo o protección de datos, aunque la cuenta se utilice con fines profesionales.

Para consultas o reclamaciones de consumo en Costa Rica puedes acudir al Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Las autoridades competentes del país del cliente conservan las atribuciones que les otorgue la legislación aplicable.